Bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging en privacy
Het beveiligen van onze informatie en beschermen van de privacy van onze inwoners, blijven een doorlopend proces. We nemen dit als aandachtspunt mee in elke nieuwe taak en bij de inrichting van elk werkproces en systeem dat we gebruiken. Hierbij blijft altijd het uitgangspunt dat we de beste dienstverlening bieden aan onze inwoners en partners. De juiste maatregelen rondom privacy en informatiebeveiliging, dragen hieraan bij.

In 2022 besteden we extra aandacht aan de doorontwikkeling van de functionaliteit veilig mailen. E-mail is de meest gebruikte vorm van communicatie in ons werk. We gebruiken het dagelijks, ook voor het delen van vertrouwelijke informatie. Dit kunnen we alleen veilig en verantwoord blijven doen, als we ons mailverkeer voldoende beveiligen. Door de snelle ontwikkelingen op dit gebied, is een verbeterslag nodig. Dit organiseren we in samenwerking met de iRvN en regiogemeenten.

Daarnaast blijven we scherp op hoe we omgaan met autorisatie en authenticatie. In 2021 is gestart met het autorisatiebeleid. In 2022 pakken we hierop door. We bekijken de toepassing van het beleid in de praktijk en passen aan waar nodig. Dit doen we zodat we structureel grip krijgen op wie toegang heeft tot welke informatie. Hiermee verkleinen we het risico op grootschalige datalekken, terwijl we tegelijkertijd zorgen dat medewerkers de juiste toegang hebben om hun werk te kunnen doen.

Zoals elk jaar leggen we in de maand mei verantwoording af over hoe we omgaan met onze informatie. Dit doen we via de landelijke methoden. Voor informatiebeveiliging voeren we de ENSIA-zelfevaluatie uit. Deze evaluatie wordt gevolgd door een externe audit op de belangrijkste onderdelen. Voor privacy vullen we de zelfevaluatie van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) in. Het college van B&W stelt beide verantwoordingsrapportages vast. Eventuele verbeterpunten die naar voren komen in de evaluaties, behandelen we in de tweede helft van 2022.

Stand van zaken Voorjaarsnota
Samen met iRvN en de regiogemeenten hebben we in kaart gebracht welke mogelijkheden we willen hebben om veilig te mailen. Hierbij hebben we niet alleen aandacht voor de nodige beveiligingsmaatregelen, maar ook het gebruiksgemak. Zowel voor onze medewerkers bij het veilig verzenden van een mail, als voor inwoners die een beveiligde mail ontvangen. Op basis van deze input starten we samen met iRvN en de regiogemeenten een aanbesteding.

Voor het verbeteren van onze autorisatie en authenticatie hebben we alle betrokken partijen bij elkaar gebracht. Samen bespreken we wat er precies nodig is. Ook hier zoeken we de balans tussen veiligheid en werkbaarheid. De komende maanden starten we met het doorvoeren van de nodige maatregelen en verbeteringen.

De ENSIA-audit over 2021 heeft plaatsgevonden. Het eindrapport wordt ter verantwoording aan het college voorgelegd in 2022.

Stand van zaken Jaarrekening
Implementatie van een nieuwe applicatie voor veilig mailen is op 1 januari voor alle gemeenten met standaard functionaliteit afgerond. In plaats van Zorgmail gebruiken we nu Zivver. Een applicatie die vele voordelen biedt en daarnaast eenvoudiger is voor inwoners en bedrijven.
Met betrekking tot de audits kunnen we mededelen dat de Ensia audit ook dit keer weer goed is verlopen. Onze CISO heeft de meeste werkzaamheden met de verschillende medewerkers van de gemeente afgerond.

Informatiemanagement en regionale samenwerking
Met informatiemanagement houden wij grip op onze informatievoorziening en zorgen we dat we voorbereid zijn op komende ontwikkelingen. Hierbij geeft het Informatiebeleid 2021-2025 ons richting. Het bijhorende Uitvoeringsplan geeft invulling aan hoe wij onze doelen en ambities willen realiseren.

In 2022 gaan wij verder met de uitvoering van ons Informatiebeleid en uitvoeringsplan. Dit doen wij aan de hand van de volgende speerpunten:

• Versterken digitale dienstverlening
• We gaan meer en digitaal (samen)werken
• We gaan meer datagedreven werken en sturen
• We brengen onze basis op orde
• Onze organisatie is voorbereid en ingericht

We besteden in 2022 extra aandacht aan digitaal samenwerken. Met de ontwikkelingen rondom flexibel werken onderzoeken we de mogelijkheden voor een samenwerkingsplatform. Daarmee maken we het voor medewerkers makkelijker om samen te werken in projecten of in teams. We organiseren dit regionaal met het iRvN en met de regiogemeenten.

Daarnaast zien we dat ICT steeds meer als cloudoplossing wordt aangeboden. Dit merken we vooral bij het vervangen van applicaties. Waarbij het aanbod van leveranciers veelal uit cloudapplicaties bestaat. Dat betekent dat we als gemeente op een andere manier met onze informatiehuishouding om moeten gaan. In 2022 maken we een cloudbeleid. Ook vragen we in 2022 meer aandacht voor de ontwikkelingen naar de cloud waardoor we het beleid goed in werking laten treden.

Om als organisatie voorbereid te zijn op komende ontwikkelingen gaan wij in 2022 verder met I-Governance. I-Governance is een werkwijze om nieuwe ontwikkelingen en initiatieven op het gebied van Informatiemanagement tijdig te signaleren en gestructureerd aan te pakken. In 2021 zijn wij begonnen met het implementeren van deze werkwijze. Hier blijven wij in 2022 breiden we de werkwijze uit en maken we dit een standaard onderdeel van onze organisatie.

Regionaal zijn wij als gemeente Berg en Dal goed vertegenwoordigd. We zijn betrokken bij regionale projectgroepen zoals bij de implementatie van de Wet Open Overheid en de projectgroep over informatiehuishouding en architectuur. Waar het kan blijven we aansluiten bij regionale projecten. Zo kunnen we van elkaar leren en hoeven we niet alles zelf te verzinnen.

Stand van zaken Voorjaarsnota
Geen nieuwe ontwikkelingen

Stand van zaken Jaarrekening
Het onderzoek met de regiogemeenten naar digitaal samenwerken is afgerond. We gaan werken met office365. Onderdelen als Teams, planner, sharepoint en sway worden in 2023 uitgerold binnen de organisaties.

In 2022 zijn we verder gegaan met het uitwerken van aansturen op de informatievoorziening. We hebben hier wel met het vertrek van de informatiemanager en i-adviseur vertraging opgelopen. Op dit moment worden beide posities met inhuur opgevuld, de huidige arbeidsmarkt werkte in 2022 niet meer in het vast invullen van beide posities. Voor de i-adviseur is wel een vaste medewerker gevonden, deze zal op 1 maart 2023 starten.

Cloudbeleid laat nog even op zich wachten. Het beleidsstuk is klaar en volgt nu eerst de interne procedure om vervolgens met u gedeeld te worden.

Archiefbeheer
In 2022 gaan we 430 meter te bewaren archieven naar het Regionaal Archief Nijmegen verplaatsen voor professioneel beheer en beschikbaar stellen voor onze inwoners. Zij kunnen in de ruime studiezaal onze archieven raadplegen. We sluiten ook aan bij het E-depot, dit is een opslagplaats voor digitaal archief. We stellen een archivaris aan. Met deze stappen bereiden we ons voor op de nieuwe archiefwet die in 2023 zal ingaan.

We maken nieuwe beschrijvingen van onze digitale werkprocessen. Dit doen we met het programma ‘zaaktypen.nl’. Dit is onderdeel van ons Digitaal Archief Systeem (DMS). Dit project is omvangrijk en helpt ons digitaal werken sterk te vereenvoudigen en verbeteren. Daarbij worden ook de nieuwste bewaartermijnen toegevoegd.

We gaan verder met het digitaliseren van bestaande papieren dossiers. In 2022 doen we dit voor een onderdeel binnen het Sociaal Team. Met de aanschaf en toepassing van anonimiseersoftware voldoen we steeds beter aan nieuwe en geldende wetgeving. Deze wetgeving vraagt om steeds meer bescherming en privacy van gegevens van inwoners.
In 2022 verwachten we bij te zijn met analoge en digitale vernietiging van documenten die volgens de wet vernietigd moeten worden. De processen hiervoor zijn digitaal ingericht.

Stand van zaken Voorjaarsnota
Geen nieuwe ontwikkelingen

Stand van zaken Jaarrekening
In het archief van de gemeente Berg en Dal is dit jaar niet veel veranderd. De vaste onderdelen zoals archiveren en vernietigen hebben plaatsgevonden. Echter met het vertrek van de kwaliteitsbeheerder en de medewerker archief A hebben diverse activiteiten on-hold gestaan. De functie van kwaliteitsbeheerder is inmiddels weer ingevuld. De functie van medewerker archief A gaan we op een andere manier inzetten.

De keuze voor software om te anonimiseren vindt op dit moment plaats, onze Functionaris Gegevensbescherming is samen met de regio gemeenten aan het beoordelen welke applicatie het beste bij ons past.

Gegevensbeheer
Er is een start gemaakt met het afstemmen van geografische gegevens die geregistreerd staan in de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en in het huidige beheerprogramma (GBI) van team Beheer Openbare Ruimte. In 2022 zal het huidige beheerprogramma worden vervangen door een moderne variant waarbij een directe gegevensuitwisseling met de BGT mogelijk is. Dan zal er gewerkt worden volgens het principe ‘eenmalige registratie, meervoudig gebruik’. Dit vraagt een goede samenwerking tussen team Informatie en team Beheer Openbare Ruimte

1 januari 2025 is de geplande ingangsdatum van de Samengestelde Objecten Registratie (SOR). Het is de bedoeling dat de BAG, BGT, NWB (Nationaal Wegenbestand) en verschillende onderdelen die in de openbare ruimte zichtbaar zijn centraal worden geregistreerd, zoals bijvoorbeeld bomen en straatmeubilair. Stap voor stap werken wij toe naar de SOR door zoveel mogelijk data op elkaar af te stemmen. De kwaliteit van onze data in de basisregistraties versterken we hiermee. Vanaf 2022 heeft de jaarlijkse mutatiesignalering niet meer alleen betrekking op de BAG en BGT maar ook op onderdelen die in het kader van de toekomstige SOR moeten worden geregistreerd. Een hoge actualiteit zal de kwaliteit van onze gegevens op een constant hoog niveau houden.  

De invoering en van de Omgevingswet heeft ook zijn uitwerking op de werkzaamheden van gegevensbeheer. Indien nodig passen wij werkprocessen hierop aan. Dit doen wij als onderdeel van het project Omgevingswet.

De Basisregistratie Ondergrond (BRO) is de afgelopen jaren stap voor stap opgebouwd. Op 1 januari 2022 treedt de laatste fase in werking. Met iedere stap bevat de BRO steeds meer gegevens en modellen over de ondergrond. Bronhouders leveren deze gegevens per registratieobject aan. De gemeente ziet erop toe dat de gegevens worden geregistreerd.

In 2022 sluiten wij aan op BRK 2.0. Dit betekent dat de gegevensuitwisseling met het Kadaster op een andere wijze vorm krijgt. De huidige uitwisseling van gegevens geeft landelijk veel problemen. De kadastrale gegevens worden dan ontsloten via het programma ‘I Objecten’. Hierin is ook de BAG-administratie in opgenomen.  

Stand van zaken Voorjaarsnota
Geen nieuwe ontwikkelingen

Stand van zaken Jaarrekening
Onze basisregistraties blijven een groot onderdeel vormen van onze huisvesting van data. In 2022 hebben we belangrijke slagen gemaakt in datakwaliteit en het realiseren van koppelingen. Data bij de bron opslaan en bewerken is belangrijk. We keken met een schuin oog ook naar de ontwikkelingen op het gebied van common-ground. We pakken dat onderdeel in 2023 verder op waar we mogelijkheden zien.

In het kader van de omgevingswet, die helaas opnieuw is uitgesteld zijn we goed voorbereid en hebben we ook in 2022 weer vooruitgang geboekt.

Datagedreven werken
In 2022 blijven we zorgen dat er voor een groot deel van de werkzaamheden actuele informatie beschikbaar is. We hebben informatie voor het Sociaal Domein, P&O, Gegevensbeheer en de openbare ruimte. De informatie wordt gepresenteerd in dashboards voor medewerkers in een digitale omgeving. Voor het college en de raad zijn er ook structureel rapportages beschikbaar over het Sociaal Domein.

In 2022 gaan we in de business case evalueren om te bepalen waar we staan met datagedreven werken. Ook kijken we hoe we de informatie nog beter kunnen inzetten. We kijken naar kansen binnen opgaven en sluiten aan waar dit kan. Verder gaan we datagedreven werken uitbreiden naar andere onderdelen van de organisatie, zoals bijvoorbeeld financiën. Hiervoor gaan we meer gegevens ontsluiten vanuit verschillende applicaties. Op basis van deze gegevens bouwen we samen met collega’s rapporten. Deze rapporten gebruiken we voor besluitvorming in de gemeente. Op deze manier brengen we de organisatie en datagedreven werken naar een hoger volwassenheidsniveau.

Stand van zaken Voorjaarsnota
Vanaf 2022 maken we gebruik van nieuwe aanvullende software om gegevens te verzamelen en te transformeren. We zijn nu in staat om het proces rondom het verzamelen en transformeren van gegevens sneller uit te voeren. Daarnaast biedt de software mogelijkheden om processen verder te automatiseren en kan informatie die vanuit de organisatie wordt gevraagd ook sneller worden aangeboden. Het leveren van periodieke rapportages is vergaand geautomatiseerd, maar nog niet volledig. Dit richten we verder in.

Stand van zaken Jaarrekening
Met het aantrekken van twee data-analisten zijn we volledig bezet in het team. Het dashboard van het sociaal domein is doorontwikkeld. Met de inzet van applicatie FME kunnen we beter data ontsluiten uit de bronapplicaties. We huren daar nog specifieke expertise voor in maar de voordelen zijn groot. Data real-time of in de nacht verwerken i.p.v. handmatig overzetten bijvoorbeeld.

We hebben nog een weg te gaan in governance op dit gebied. In 2022 is een start gemaakt om meer grip te krijgen op welke overzichten wanneer opgeleverd worden. Dit pakken we in 2023 nog verder op.